Podróże służbowe - Wskazówki dotyczące organizacji podróży

Podróże służbowe mogą być nieprzewidywalne, ale to przygotowanie przygotuje Cię na sukces

Morgan Lebejko, menedżer kont ds. Kont UE.co, jest ekspertem od podróży w UE.co. Niezależnie od tego, czy jest to konferencja, szkolenie czy spotkanie rachunkowe, Morgan wskakuje na samolot. Mając do dyspozycji ponad 15 lotów biznesowych w 2019 r., Dzieli się swoim doświadczeniem i spostrzeżeniami na temat tego, jak skutecznie zarządza podróżowaniem do pracy.

Zaplanuj, co możesz

Podróżowanie wiąże się z nieoczekiwanymi czynnikami: opóźnieniami lotów, długimi liniami punktów kontrolnych TSA, odwołaniami związanymi z pogodą, zagubionym bagażem… Każdy z tych scenariuszy nie jest pod kontrolą, ale możesz przygotować się na kilka rzeczy:

Odpowiedni czas przybycia: Zapewnij wystarczająco dużo czasu na przybycie na lotnisko. Przydziel czas na sprawdzenie bagażu w razie potrzeby i nawigację po liniach bezpieczeństwa (chociaż torby podręczne i kontrola wstępna TSA są koniecznością). Jeśli nie znasz drogi dojazdowej, podłącz trasę do Map Google wraz z dniem / godziną podróży, a Google wyświetli średni wzorzec ruchu.

Przynieś dodatki: w przypadku zagubienia sprawdzonego bagażu, zapasowy zestaw ubrań biznesowych i kosmetyków w bagażu podręcznym zmniejszy stres związany z zagubieniem bagażu przed dużym spotkaniem lub konferencją.

Trzymaj pod ręką przekąski: w samolocie jest tylko tyle torebek z orzechami. Pamiętaj, aby mieć pod ręką alternatywną przekąskę z białkami, taką jak jerky lub baton proteinowy, aby mieć pewność, że masz energię na cały dzień.

Zapobiegaj zimnym podróżom: pakuj chusteczki do dezynfekcji rąk do samolotów, samochodów do wynajęcia i innych miejsc publicznych, pakietów witaminy C i przestrzegaj złotej zasady, by zawsze myć ręce

Nie przejmuj się małymi rzeczami

Odwołane loty, dodatkowe dni podróży, wyrzucenie z hotelu, to wszystkie nieplanowane imprezy podróżne, które są niedogodnością i zwiększają stres związany z podróżami służbowymi.

„Rób wszystko, co masz pod kontrolą, możesz ponownie umawiać spotkania, ale nie możesz zmieniać kolejności lotów ani pogody. Zobacz, jakie są te wydarzenia, poinformuj o zmianach planów kluczowych graczy podczas podróży i wiedz, że jutro jest nowy dzień. ”- Morgan Lebejko

Każdy z tych scenariuszy jest poza twoją kontrolą i zamiast frustracji sytuacją, rzuć sobie wyzwanie, aby być elastycznym.

Utrzymywanie porządku w podróży

Podróże służbowe to żonglerka pomiędzy zarządzaniem pracą, do której podróżujesz, a obowiązkami w domu. Wtedy przydatne jest odpowiednie planowanie, aby zapobiec gromadzeniu się wiadomości e-mail / poczty głosowej i zapewnić efektywność podróży służbowych.

Cyfrowe kalendarze: Przydatne narzędzie do wyświetlania dnia po godzinie, wysyłania zaproszeń na spotkania oraz dodawania lokalizacji do spotkania. Kalendarze Apple mogą nawet wysyłać ostrzeżenie o tym, kiedy odejść, na podstawie bieżącego ruchu. Pisemni planiści mogą być równie pomocni, ale jeśli planista zostanie w pokoju hotelowym, twój świat może wywrócić się do góry nogami.

Komunikacja: wysyłaj pocztę e-mail i przypomnienia poczty głosowej poza biurem oraz wyznacz punkt kontaktowy podczas nieobecności, aby informować klientów / współpracowników i nie zostawiać ich bez kontaktu.

Maksymalnie wykorzystaj przestoje: lotniska, kawiarnie i hotelowe centra biznesowe mogą być obszarami produktywnymi, ponieważ nie powodują takich samych zakłóceń jak biura. Zaplanuj połączenie, czekając na terminalu lotniska lub nadążaj za ważnymi wiadomościami e-mail. Takie postępowanie pomoże twojej podróży nie zniechęcać do codziennych obowiązków.

Podróż do pracy może powodować nieprzewidziane okoliczności, które mogą zakłócać harmonogramy i być frustrujące. Jednak przygotowanie do podróży i ogólny sposób myślenia zmienią grę, jeśli chodzi o przerwy w podróży. Możliwość podróżowania do pracy jest wyjątkowym doświadczeniem, a jeśli jest właściwie zrobiona, może być doświadczeniem rozwoju zawodowego.