Zasady podróży służbowych, które pokochają wszyscy (+ szablon)

Travelstop - Zasady podróży służbowych, które pokochają wszyscy (+ szablon)

Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem małej firmy, czy prowadzisz MNC, Twoje podróże służbowe mogą być bardziej wydajne i efektywne dzięki polityce podróży służbowych.

Dobrze zaprojektowana polityka podróży służbowych nie tylko pomaga utrzymać porządek podczas całego procesu podróży, od rezerwacji hoteli i biletów lotniczych, po sposób zgłaszania roszczeń przez pracowników na koniec podróży. Promuje również zgodność, oszczędza pieniądze firmy, poprawia bezpieczeństwo podróżujących i zapobiega oszustwom.

W tym celu menedżerowie podróży muszą brać pod uwagę nie tylko potrzeby i pragnienia organizacji, ale także jej pracowników.

Lista kontrolna menedżera podróży

Dla współczesnych pracowników wygoda jest kluczem do szczęścia w podróży służbowej. Ostatnie badanie wykazało, że na przykład podróżujący w interesach z Azji priorytetem jest przede wszystkim wygoda i praktyczność. Badania dotyczące amerykańskich biznesmenów przyniosły podobne wyniki.

Oznacza to, że dzisiejszy podróżujący w interesach prawdopodobnie zajmie dogodne położenie hotelu i czas lotu w formie bufetu śniadaniowego i biletów klasy biznes.

Uwzględniając potrzeby i preferencje pracowników dotyczące podróży, bardziej prawdopodobne jest opracowanie polityki dotyczącej podróży, która poprawi wskaźniki zgodności. Z kolei przestrzeganie przepisów pomoże firmie zmniejszyć koszty podróży służbowych i zapewni pracownikom bezpieczeństwo podczas podróży służbowych.

Zwiększając wygodę i bezpieczeństwo podczas podróży, możesz się założyć, że podróżujący w interesach będą mogli lepiej skoncentrować się na reprezentowaniu firmy i osiągnięciu celów podróży.

Aby stworzyć korporacyjną politykę podróży, która spełnia zarówno potrzeby organizacji, jak i pracowników, należy pamiętać o następujących aspektach:

Edukacja

Zasadniczo pracownicy chcą przestrzegać zasad. Kiedy tego nie robią, często dzieje się tak, ponieważ nie rozumieją wyraźnie zasad.

Aby poprawić zgodność, twoja polityka powinna zawierać jasny zarys twoich celów i tego, w jaki sposób podróże służbowe mogą pomóc w ich osiągnięciu.

Musisz także przeszkolić tych, którzy nadzorują procesy związane z podróżami służbowymi, takich jak pracownicy administracyjni, aby upewnić się, że znają Twoją politykę podróży służbowych na pamięć. Naucz ich i twoich podróżników korzystania z narzędzi do rezerwacji podróży.

Przejrzystość w komunikacji

Zdefiniuj kluczowe frazy, wymagania i reguły, które mogą wprowadzać w błąd. Jeśli istnieją kary za nieprzestrzeganie przepisów, wyjaśnij je jasno.

Zmniejsz miejsce na błędy, czyniąc proces zwrotu przejrzystym, przyjaznym dla użytkownika i łatwym w nawigacji. Na koniec upewnij się, że polityka jest łatwo dostępna, aby pracownicy mogli się do niej odwołać w dowolnym momencie.

Zachęcaj do zgodności

Pomyśl o innowacyjnych sposobach zwiększenia atrakcyjności przepisów dla podróżnych. Na przykład, gdy pracownicy zostają w hotelu lub wybierają linię lotniczą z zatwierdzonej listy, mogą mieć prawo do zachowania punktów lojalnościowych lub kredytów na własny użytek.

Sprzężenie zwrotne

Po wdrożeniu i przetestowaniu swojej polityki podróży służbowych, musisz skorzystać z okazji do poprawy. Ułatw pracownikom przekazywanie opinii na temat zasad, wymagań i procesów.

Gdy zrozumiesz doświadczenia swoich pracowników podczas podróży służbowych, możesz poprawić ich komfort podróży i rezerwacji. Może to przełożyć się na wyższy poziom zgodności, większą satysfakcję z pracy i podróży oraz mniej stresu związanego z podróżą - bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów. Wszyscy są szczęśliwi.

Obowiązek opieki

Przyjrzyj się nowym i powstającym technologiom, które pozwalają zlokalizować pracowników podczas ich nieobecności. Upewnij się, że ich dane kontaktowe i dane kontaktowe w nagłych wypadkach są dostępne na Twojej platformie zarządzania podróżami.

Tam, gdzie to możliwe, przed podróżą informuj pracowników o potencjalnych zagrożeniach lub zagrożeniach w różnych lokalizacjach, a także zapewniaj odpowiednie informacje o zasobach i wsparciu, do których mogą uzyskać dostęp w nagłych przypadkach.

Bądź na bieżąco z trendami podróżniczymi, takimi jak bleisure travel. Zapoznaj się z preferencjami służbowymi pracowników tysiącletnich, którzy do 2025 r. Będą stanowić 75 procent globalnej siły roboczej.

Coroczny przegląd Twojej polityki podróży służbowych pozwoli Ci usunąć aspekty, które stały się nieistotne lub przestarzałe. To także okazja do dopracowania zasad, biorąc pod uwagę nowe trendy podróży, takie jak wzrost gospodarki dzielenia się.

Travelstop - Szablon listy kontrolnej zasad podróży służbowych

Szablon polityki podróży służbowych

Oto zarys niezbędnych elementów, które należy uwzględnić w polityce podróży służbowych.

Wprowadzenie

Jest to okazja, aby udzielić krótkiego i zwięzłego wyjaśnienia na temat celów polityki podróży służbowych (np. Zaoszczędzić pieniądze, zapewnić bezpieczeństwo podróżnym, usprawnić proces rezerwacji i zwrotu kosztów).

Tutaj również wyjaśnisz, w jaki sposób wyjazdy służbowe pomagają firmie osiągnąć cele i misję. W ten sposób informujesz podróżnych, jak ważne są ich role.

Zawartość

Spis treści pomaga czytelnikom zlokalizować odpowiednie sekcje polityki podróży służbowych.

Bezpieczeństwo pracowników

Biorąc pod uwagę obowiązek dbałości firmy, ważne jest:

  • Przypomnij podróżnym, aby przed podróżą skontaktowali się w nagłych wypadkach i podali szczegóły dotyczące trasy
  • Podaj informacje o polisie ubezpieczenia podróży firmy lub o tym, gdzie uzyskać do niej dostęp
  • Zapewnij pracownikom punkt kontaktowy na wypadek awarii
  • Wyjaśnij, jakie procedury powinny stosować podróżni w razie wypadku, nagłego wypadku lub poważnej choroby

Koszty podróży

Koszty podróży obejmują transport, zakwaterowanie, posiłki i rozrywkę. Koszt rozrywki może polegać na zabraniu klienta na kolację lub mecz koszykówki.

Wyjaśnij, czy dokonanie rezerwacji z listy preferowanych dostawców jest obowiązkowe, czy też pracownicy powinni w miarę możliwości znaleźć opcję o najniższych kosztach.

Różne wydatki można podzielić na odrębne kategorie dla łatwiejszego odniesienia:

  • Transport: transport lotniczy i naziemny
  • Nocleg
  • Posiłki
  • Telefon komórkowy i internet
  • Zabawa
  • Medyczny
  • Koszty niepodlegające zwrotowi (podaj przykłady, takie jak przybory toaletowe)

Travel Podróże lotnicze

W tej sekcji należy odpowiedzieć na pytania takie jak:

  • Czy masz preferowaną stronę internetową lub narzędzie do rezerwacji online?
  • Kiedy bilety lotnicze należy kupić przed podróżą?
  • Czy wszystkie bilety lotnicze powinny mieć klasę ekonomiczną, czy są sytuacje, w których istnieje możliwość zarezerwowania klasy biznesowej?
  • Czy pracownicy mogą korzystać z ulgowych ulg?

Transport naziemny (samochód osobowy, wynajem samochodu, kolej, kabina, wspólna jazda)

  • Czy istnieje preferowany środek transportu? Wyjaśnij, ile elastyczności mają pracownicy przy wyborze transportu.
  • Czy istnieje maksymalna stawka dzienna?
  • Jeśli pracownicy jeżdżą samochodem osobistym lub go wynajmują, czy koszt benzyny podlega zwrotowi?
  • Co z opłatami parkingowymi i opłatami za przejazd?

Zakwaterowanie

  • Czy pracownicy powinni zawsze dokonywać rezerwacji z listy preferowanych dostawców? Jeśli tak, co zrobić, jeśli preferowany sprzedawca jest w pełni zarezerwowany?
  • Jakie rodzaje pokoi hotelowych są akceptowane?
  • Czy istnieje maksymalny budżet na noc?
  • Jeśli pracownicy zdecydują się przedłużyć rezerwację i / lub członek rodziny podróżuje z nimi, co podlega zwrotowi, a co nie?
  • Czy zakwaterowanie musi znajdować się w pewnej odległości od głównego obszaru podróży, takiego jak centrum wystawowe?
  • Czy podróżni mogą rezerwować dowolne zakwaterowanie, o ile mieszczą się w ramach danego budżetu?
  • Czy podróżni mogą zamiast tego wybrać Airbnb?

posiłki

  • Czy firma zwróci koszty śniadania, lunchu i kolacji?

Telefon komórkowy i internet

  • Czy można żądać opłat za telefon komórkowy?
  • Czy podróżni powinni kupić lokalne karty SIM czy kieszonkowe WiFi?

Expenses Wydatki na rozrywkę

Wskaż, co jest uważane za rozsądny koszt rozrywki.
Określ, które wydatki na rozrywkę wymagają wstępnego zatwierdzenia, a które nie.

Expenses Wydatki medyczne

Czy wizytę u lekarza można potwierdzić paragonem?

Expenses Koszty niepodlegające zwrotowi

  • Zidentyfikuj przedmioty, które nie podlegają zwrotowi, takie jak przybory toaletowe.
  • Wyjaśnij sytuacje, w których obowiązują wyjątki. Na przykład, jeśli linia lotnicza zgubi bagaż podróżnego, będzie musiał kupić kosmetyki i ubrania.

Procedury raportowania i refundacji

W tym miejscu możesz przekazać pracownikom informacje niezbędne do ubiegania się o zwrot kosztów podróży. Oto kilka punktów, które należy uwzględnić:

  • Przypomnij podróżnym, że muszą wypełnić raport z wydatków
  • Wyjaśnij, jakie informacje należy podać - np. paragony, nazwiska sprzedawców, cel podróży
  • Terminy składania wniosków o zwrot kosztów
  • Poinformuj pracowników, ile czasu zajmuje Konto, aby zatwierdzić (i odrzucić) roszczenia
    Jeszcze lepiej, jeśli korzystasz z aplikacji lub platformy do digitalizacji pokwitowań i automatyzacji roszczeń o zwrot kosztów, wyjaśnij ten proces za pomocą zrzutów ekranu lub filmu

Inne

Wyjaśnij, w jaki sposób pracownicy mogą wyrazić opinię na temat zasad. Podaj ewentualne konsekwencje niezgodności.

Zidentyfikuj dobrą platformę zarządzania podróżami, która pozwoli ci usprawnić procedury podróży służbowych i automatycznie zastosować pewne aspekty swojej polityki turystycznej. Dzięki zasadom podróży wbudowanym w narzędzie do zarządzania podróżami pracownicy nie będą już musieli się zastanawiać podczas podejmowania decyzji o rezerwacji.

Dzięki platformie zarządzania podróżami możesz także skonsolidować wszystkie niezbędne informacje o podróżujących w interesach (takie jak ich trasa podróży, dane kontaktowe i kontakty alarmowe), aby zmaksymalizować bezpieczeństwo podróżujących. Ryzyko nieuczciwego raportowania wydatków zostanie zminimalizowane dzięki wbudowanemu raportowaniu wydatków oraz poprzez konfigurację różnych kategorii wydatków w systemie, usuwając wszelkie niejasności w procesie.

Travelstop - Szablon listy kontrolnej zasad podróży służbowych

Zacznij pisać swoją politykę podróży służbowych

Jeśli nie masz jeszcze zasad dotyczących podróży służbowych lub nie aktualizujesz ich od dłuższego czasu, czas to zrobić. Użyj tego szablonu jako punktu początkowego. Pamiętaj, aby polityka była jasna, prosta, wizualna i zrozumiała. Twoje podróże służbowe będą jeszcze lepsze.

Pierwotnie opublikowany na blog.travelstop.com 18 lutego 2019 r.